Kepanitiaan Tari / Tugas Panitia Tari (Penasihat, Penanggung jawab, Ketua, Sekretaris, Bendahara, Seksi-seksi Pertunjukan Tari)

Adanya kepanitiaan dalam suatu acara merupakan hal yang sangat penting. Suatu kepanitiaan memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan pertunjukan tari. Contoh susunan kepanitiaan tari adalah sebagai berikut:
a. Penasihat                       d. Sekretaris
b. Penanggung jawab        e. Bendahara
c. Ketua                             f. Seksi-seksi

       Setiap orang yang terlibat dalam susunan panitia harus mengetahui tugas dan kewajiban yang harus dikerjakan. Berikut ini adalah tugas dan wewenang dari masing-masing panitia. Coba kita cermati uraiannya berikut ini.
a. Penasihat
       Penasihat adalah orang yang dianggap tertua (senior) dalam kepanitiaan. Biasanya orang yang menjadi penasihat dalam kepanitiaan sekolah adalah kepala sekolah. Penasihat harus memberikan arahan dan motivasi kepada semua panitia, sehingga dalam pelaksanaan pergelaran nanti dapat terlaksana dengan baik. Adapun tugas yang harus dilaksanakan seorang penasihat pertunjukan tari adalah:
1) Menerima laporan yang diajukan oleh panitia.
2) Memberikan evaluasi pada laporan yang dibuat panitia.
3) Memberikan nasihat dan saran mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan pertunjukan tari.
4) Bertanggung jawab atas terselenggaranya pertunjukan.
b. Penanggung jawab
       Penanggung jawab adalah pelaksana harian yang harus selalu mengikuti atau memantau kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh kepanitiaan. Penanggung jawab dapat mewakili penasihat apabila ada hal yang mendesak. Biasanya penanggung jawab adalah wakil kepala sekolah. Penanggung jawab memiliki tugas yang sama dengan tugas penasihat.
c. Ketua
       Ketua adalah penanggung jawab penuh atas terselenggaranya pertunjukan tari yang akan dilaksanakan. Tugas yang harus dilaksanakan ketua panitia adalah:
1) Membuat proposal atau rencana kegiatan yang akan dilaksanakan.
2) Sebagai informan (narasumber) dan menjadi fasilitator (jembatan) komunikasi antara pihak sekolah dengan panitia.
3) Memimpin rapat.
4) Memberikan prakata (sambutan) pada saat pelaksanaan pertunjukan.
5) Membuat laporan pertanggungjawaban setelah acara selesai dilaksanakan.
d. Sekretaris
       Sekretaris bertugas mendampingi ketua dan mencatat segala sesuatu yang dibicarakan dalam rapat untuk kepentingan organisasi. Tugas sekretaris pertunjukan tari adalah:
1) Notulen pada saat mengadakan rapat. Sekretaris harus mencatat segala kegiatan dan pembicaraan pada saat rapat sedang berlangsung. Catatan tersebut dibuat pada buku notulen. Notulen dimulai dari susunan acara, pembicaraan, masing-masing acara, sambutan-sambutan, saran dan usul, serta hasil rapat. Dengan demikian, semua pembicaraan pada saat rapat akan terekam pada buku dan sewaktu-waktu dibutuhkan mudah untuk mempelajarinya kembali.
2) Membuat undangan, pamflet, buklet, spanduk, dan sebagainya. Undangan adalah cara mengundang atau memanggil orang yang diperlukan pada sebuah acara, termasuk rapat. Biasanya undangan berisi tentang:
a) Nomor surat
b) Perihal
c) Lampiran
d) Kepada siapa undangan harus diberikan
e) Tempat, tanggal
f) Waktu
g) Acara
e. Bendahara
       Bendahara bertugas menerima dan mengeluarkan uang berdasarkan izin dari ketua. Dalam sebuah kegiatan, peran bendahara sangat penting karena harus mengamankan keuangan. Oleh karena itu, pilihlah orang yang bertanggung jawab dan dapat dipercaya untuk menjadi bendahara.
f. Seksi-seksi
       Untuk memudahkan dalam pelaksanaan pekerjaan panitia, maka perlu dibentuk seksi-seksi. Setiap seksi memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Seksi-seksi yang perlu dibentuk dalam kepanitian pertunjukan tari, seperti seksi konsumsi, seksi dokumentasi, seksi akomodasi, seksi acara, seksi PPPK, dan seksi keamanan. Mari telaah uraiannya satu persatu.
1) Seksi konsumsi
       Seksi konsumsi bertugas menyiapkan makanan dan minuman yang akan disajikan pada saat acara pertunjukan. Seksi konsumsi harus mengetahui jumlah konsumsi yang harus disiapkan. Dengan mengetahui jumlah konsumsi yang harus disiapkan, maka akan diketahui jumlah anggaran untuk konsumsi. Konsumsi yang disiapkan harus disesuaikan dengan anggaran yang telah ditentukan panitia.
Untuk mengetahui jumlah konsumsi yang harus disiapkan, maka panitia seksi konsumsi harus menghitung jumlah orang.
Contoh:
Undangan = 50 orang
Panitia      = 30 orang
Penari dan pemain musik = 180 orang
Kru           = 20 orang
Lain-lain   = 20 orang
Jumlah  total    = 300 orang
      Misalnya, setiap orang mendapat konsumsi makanan ringan, seperti kue, roti, dan minuman seharga Rp. 2.000,-. Berdasarkan jumlah orang tersebut, maka anggaran yang dibutuhkan adalah 300 × Rp 2.000,- = Rp 600.000,- .
2) Seksi dokumentasi
        Tugas seksi dokumentasi adalah mendokumentasikan acara pertunjukan tari. Dokumentasi dapat berupa foto, video atau film. Dahulu dokumentasi selalu diidentikkan dengan foto. Saat ini sesuai kemajuan bidang teknologi dan elektronik, maka dokumentasi bisa berupa vcd atau film. Adapun yang harus dikerjakan seksi dokumentasi antara lain:
a) Seksi dokumentasi harus mengetahui susunan acara supaya dapat membagi berapa gambar yang harus diambil dari masing-masing acara.
b) Menyiapkan peralatan dokumentasi, seperti kamera, kamera video, dan lampu.
c) Mendokumentasikan kegiatan saat acara berlangsung. Seksi dokumentasi harus mencermati situasi acara dan tata letak panggung sehingga dapat mengambil gambar dengan tepat. Selain itu, seksi dokumentasi harus mengetahui arah gerak pemain di atas panggung, sehingga dapat mengambil (membidik) gerakan yang bagus dan indah.
d) Menyimpan foto dan menatanya dalam bentuk album.
e) Mengedit video dan menyimpannya dalam bentuk vcd atau dvd.
f) Menyerahkan hasil dokumentasi kepada pihak sekolah untuk dijadikan arsip sekolah.
3) Seksi akomodasi
      Tugas seksi akomodasi adalah sebagai penghubung dari panitia untuk mempersiapkan segala sesuatu agar pelaksanaan pergelaran dapat terselenggara dengan baik. Adapun tugas yang harus dikerjakan antara lain:
a) Mengurus perizinan, baik dari pihak sekolah maupun di luar sekolah, seperti ke lingkungan sekitar (RT) dan kepolisian. Perizinan merupakan faktor yang sangat penting dalam mengadakan suatu pertunjukan. Perizinan diperlukan untuk menjaga segala kemungkinan atau berbagai hal yang tidak diinginkan. Dengan mengajukan perizinan kepada pihak kepolisian, maka akan ada petugas kepolisian untuk pengamanan pada saat pelaksanaan pertunjukan.
b) Mempersiapkan tempat pertunjukan.
c) Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan dalam acara pertunjukan.
4) Seksi acara
       Tugas seksi acara adalah mengkoordinir semua acara yang akan dipergelarkan pertunjukan tari. Oleh karena itu, seksi acara harus memperhatikan seluruh pertunjukan dari urutan pertama sampai akhir. Pada pelaksanaan acara, diharapkan seksi acara selalu mengadakan koordinasi dengan masing-masing peserta yang akan tampil. Perlu diingat pada saat acara berlangsung jangan sampai ada waktu yang terbuang, karena akan digunakan penonton untuk mengevaluasi jalannya pergelaran dan membuat kegaduhan. Untuk itu seksi hiburan harus benar-benar lincah pada waktu pergelaran sedang berlangsung.
5) Seksi PPPK (Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan)
       Seksi PPPK bertugas untuk memberikan bantuan kepada seluruh yang hadir apabila secara tiba-tiba jatuh sakit. Seksi PPPK harus mempersiapkan obat-obatan, minyak angin, perban, dan antiseptik.
6) Seksi Keamanan
      Seksi keamanan bertugas untuk menjaga keamanan dan ketertiban agar acara berjalan tertib dan lancar. Tugas seksi keamanan, antara lain:
a) Menutup pintu pada saat acara berlangsung agar ketertiban dan keamanan dapat terjaga.
b) Memeriksa undangan.
Itulah tadi bahasan mengenai kepanitiaan dan tugas panitia dalam pertunjukan tari, semoga bermanfaat.

Subscribe to receive free email updates: